第1章、バックアップしておくべきものの⑤番目に、eメール・アドレス帳のデータを挙げました。ここでは、「メールのバックアップの方法」についてご紹介していきたいと思います。
●eメールファイルのバックアップ・最適化
パソコンを使っていて、突然ハードディスクが壊れてしまった場合、それまでに受信したメールは全て消えてしまいます。例えばお客様のメールアドレスはもちろん、住所・電話番号・名前・取引内容にいたるまで、メール一つで分かったものが、一瞬にしてなくなってしまうのですから、バックアップしておかなかったことを後悔してもあとの祭りです。定期的にeメールを別の場所に保存して、バックアップしておきましょう。
eメールのデータは、毎日たまるので、気が付いたときにはハードディスクの容量が少なくなっていることも多いものです。空き容量が少なくなるとパソコンの動作が遅くなりますので、過去のeメールはバックアップしてCドライブ以外の場所に保存して、バックアップしたeメールは削除しておいた方が良いです。
また、Outlook Expressでは、[ファイル]－[フォルダ]－[最適化]を実施することによって、空き容量を増やすことができます。この操作は定期的に実行しましょう。
～OSがWindowsXP、OutlookExpress 6の場合～
eメールを１件ずつ選択して「ファイル」-「名前を付けて保存」することもできますが、たくさんのメールがある場合は１つ１つやっていくと大変です。まとめて保存するには、eメールが保存されている場所を確認して、フォルダごと別の場所にコピーすればよいのです。
手順１．「ツール」-「オプション」を選び「メンテナンス」タブをクリックして「保存フォルダ」ボタンをクリック。この画面に表示されている「C:\Documents and Settings・・・」が、受信したeメールが保存されている場所です。
手順２．表示された文字列を見て、ハードディスクのどの場所を指しているのかがわかる方は、該当するフォルダをCD-Rなどに保存すればバックアップ完了です。ハードディスクのどの場所を指しているのかわからない場合は、まず最初に文字列をコピーしましょう。マウスで文字列を範囲選択したら、キーボードの「Ctrl」を押しながら「c」を押して、文字列をコピーします。
次に、スタートメニューから「検索」を選び、「ファイルとフォルダすべて」をクリックします。「ファイル名のすべてまたは一部」欄をクリックし、カーソルが点滅している状態で、キーボードの「Ctrl」を押しながら「v」を押して先ほどコピーした文字列を貼り付けます。
手順３．最後に「検索」ボタンを押せば、目的のフォルダが表示されるので、このフォルダをCD-Rなどに保存すればバックアップ完了です。意外と簡単ですね。
バックアップしたeメールを復元したいときは、
OutlookExpress 6の「ファイル」-「インポート」-「メッセージ」を選び、「OutlookExpress 6」を選択して「次へ」をクリックします。
「OutlookExpress 6 ストアディレクトリからインポートする」を選択し「OK」をクリックします。
「参照」ボタンをクリックして、バックアップしたフォルダを指定したら「次へ」をクリックしましょう。
「すべてのフォルダ」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックすれば復元作業は完了です。
●メールのアドレス帳のバックアップ
OutlookExpress 6の場合、「ツール」→「アドレス帳」→「ファイル」→「エクスポート」 →「アドレス帳」と選んで、保存場所を指定すればそこへコピーされます。
保存されたファイル（拡張子.wab）をダブルクリックして、保存したアドレス帳が開けるか、試してみましょう。
保存したアドレス帳の復元は、「ツール」→「アドレス帳」→「ファイル」→「インポート」→「アドレス帳（ＷＡＢ）」を選びます。
テキストファイル、CSVファイル（→Excel・ハガキ作成ソフトでも使用可能）が選択できます。
●メールアカウントのバックアップ
メールアカウントを保存するには、「ツール」→「アカウント」→「メール」→保存するアカウントを選択→「エクスポート」→「インターネットアカウントのエクスポート」
→ファイル名と保存場所（マイドキュメントなど）を指定して「保存」をクリックします。
（拡張子.iaf）がインターネットアカウントファイルです。
メールアカウントの復元は、「ツール」→「アカウント」→「インポート」→保存してある場所を指定→保存するインターネットアカウントファイルを選択→「開く」を
クリックでOKです。
この方法を使えば、現在使用しているＰＣのメールアカウントを、他のＰＣに簡単にコピーできます。